公司对外交往中的商业秘密管理

公司在对外宣传、采购、销售、技术交流、投资合作等交易过程中,会不可避免地向客户或者合作伙伴透漏自己的商业秘密。这是商业秘密流失的另一个重要途径。公司在向这些外部机构和人员提交商业秘密信息之前,应与其签订保密合同,要求其履行起保密责任。

在没有保密协议的情形而向他人提供公司商业秘密,根据合同法的相关规定,商业秘密信息接受方在得知他人信息系保密信息的情况下,有义务为他人保密。

即使他人对信息负有保密义务,然而信息流散在外部,随时都处于危险之中。因此公司在向外部提供保密资料之前,就要进行审查:①公司向外部机构、人员提供的书面资料、披露的信息中是否有涉及企业商业秘密的内容;②公司向外部机构、人员提供商业秘密信息是否在业务上必须,是否超过了业务上需要的程度;③一旦发生泄密行为,对公司有哪些影响,公司是否采取了相应的救济措施;④提供保密信息是否通过了商业秘密管理机构的审查。

在这些业务关系中商业秘密的主要保护方式,就是交易之前与客户或者合作伙伴签署保密协议,它既可能是单独的保密合同文本,也可能是正式业务合同中的保密条款。很多公司的经验证明,这也是最为有效的自我保护手段。

与公司内部的保密协议不同,与客户或者合作伙伴的保密协议签约对象是相互处于平等地位的客户或者合作伙伴,双方不具有隶属关系;签订保密协议的必要性是因为双方具有合同关系或者即将具有合同关系,根据业务上的需要公司将向这些外部机构、人员提供保密资料;由于在合作过程中提供资料可能是互相的,因此也有可能是互相承担保密义务。

下面将介绍与客户或合作伙伴签订保密协议的主要内容与注意事项。

一、商业秘密的范围

对外保密协议的范围与内部保密协议的范围并无不同,都是尽可能把权利人不愿公之于众的信息列为保密信息。在商业秘密范围的约定中,一般都是先宽泛地把所有提供给对方的信息列为保密信息,然后再予以排除。

例如:“披露方”以书面、口头或电子的形式提供给 “接受方”的任何信息或数据,包括但不限于技术诀窍,研究成果,商业计划,客户信息,财务数据,以及其他技术和商业信息。披露此类保密信息的方式包括但不限于信函、传真、备忘录、纪要、协议、合同、报告、手册、软件代码、图纸、电子邮件等,或以口头方式披露并以书面方式确认为保密信息。

为了保证商业秘密范围条款的可操作性,一般要求在提供商业秘密信息时,信息接收方应对接收到的信息文件进行签收,签收中注明商业秘密文件名称、主要内容和接收日期等。

对于一些商业秘密信息,可能信息接收方在接触该信息之前就已经掌握,为了避免商业秘密权属争议,应约定:如信息接收方认为信息提供方提供的信息不构成保密信息,则应在一定的期限内提出,否则即认为该信息系保密信息。

二、信息接受方的保密责任

由于外部机构的复杂性和多样性,其使用、泄漏商业秘密信息途径也具有多样性。因此在保密协议中,应对各种可能出现的情形进行约定。对信息接收方的保密义务,一般作如下约定:

接收方同意只在双方合作目的范围内使用对方的保密信息:     

(一)应采取足够的措施,保护披露方的保密信息,不将对方的保密信息向任何第三方公开,转让,许可,也不以其他方式让无权接触该信息的单位或个人接触该信息。

(二)如为双方合作的目的确实需要向第三方披露对方的保密信息,需事先征得对方的书面许可,并与该第三方签订保密协议。

(三)应约束其接触本保密信息的员工遵守保密义务。

(四)如果双方经商讨后未建立合作关系,则接受方不能以任何方式公开、使用披露方的保密信息。

(五)如合作关系未建立或终止,接收方应按照披露方要求将保密信息及其载体返还给披露方。

(六)如果接收方根据法律程序或行政要求必须披露保密信息,接收方应通知披露方,并协助披露方采取必要的保护措施,防止或限制保密信息的进一步扩散。

  信息接收方除自身履行上述保密义务外,还应要求其关联公司和顾问、律师等履行同样的义务。

保密协议签署后 ,信息接收方应安排其内部人员(包括代理人、雇员、代表及公司其他成员)签署相应的员工保密协议或保密承诺书,以配合本协议的实施。

上述保密协议或保密承诺书其保密期限应当不短于本协议、保密范围不小于本协议;劳动关系解除后或发生其他致使该人员脱离公司的情形时,其保密义务仍然有效。

保密责任的豁免:由于不可抗力泄漏或者根据政府、司法机关的要求提供商业秘密,则信息接收方对此不承担法律责任。

不可抗力的约定:如果发生不可抗力事件,接收方应以最便捷的方式毫无延误地通知提供方,并在事件发生后15日内向提供方提供详细的书面报告。接收方应当采取所有合理的行为消除不可抗力的影响及减少不可抗力对提供方的损失,不可抗力结束后,接收方应继续履行其在保密协议项下的义务。

三、商业秘密的权属、返还和非复制的约定

1.双方确认所有包含、体现或载有保密信息的文件和材料均为

提供方的专有财产,而不论此前包含、体现或载有保密信息的介质或载体的所有权归属为何方。

2.在任何时候,提供方书面通知要求返还上述文件和材料,接

收方应将其或其代理人、雇员或代表持有的所有包含、体现或载有保密信息的文件和材料在通知所要求的期限内返还提供方。

3.如果上述书面通知未载明期限,或者所载期限内难以履行返

还义务时(如接收方延迟收到通知),接收保密信息的一方应当在收到上述通知之日起合理期限内返还。

4.上述返还材料接收保密信息的一方不得复制留底。

5.如果出于合作需要或其他原因已经复制的,则应按照书面通

知和协议规定的期限内销毁。

6.其他应注意的约定事项:

(1)提交商业秘密行为的法律性质

双方一致同意信息提供方向信息接收方就保密信息所作的任何披露,均不应视为提供方赋予接收方的有关专利申请权或属于披露方的任何其他知识产权许可行为。

(2)保密期限

一般来说,保密期限应该等同于商业秘密的寿命,双方应约定:信息接收方应永久性地为提供方的商业秘密保密,除非这一商业秘密已经公开不再是商业秘密。

(3)违约责任

违反保密协议将导致信息提供方不可弥补的损失,同时该损失的金钱价值又难以准确地加以评估和确定。因此在违约责任中,为了避免这一责任的难以评估和确定,往往会首先约定一定数额的违约金,根据违约金条款,信息提供方不需要证明其损失,违约方就要支付约定的违约金给对方。同时根据法律规定,如果受害方能够证明其损失大于违约金约定的数额,则违约方应根据能够证明的损失进行赔偿。

对于违约,一般作如下约定:

①任何不履行或不完全履行或违背保密协议项下双方约定事项的行为均构成违约。

②双方确认并同意,如果接收方未经提供方书面同意而将提供方的保密信息披露给其关联公司,也构成违约。

③接收方在收到提供方要求其改正违约行为时,应立即停止其违约行为。

④接收方应赔偿提供方因该违约行为而产生的或与之有关的所有损失和全部损害,其中包括提供方的间接损失和可预期利益的损失和损害。

⑤或者在损失难以计算时或计算成本过高时,违约一方应向另一方支付违约金人民币若干元。

⑥违约一方应当承担损失估算费用和为追偿违约损失而付出的诉讼费用、仲裁费用、律师费等以及上述所有损失及费用到实现赔偿之日的利息。

⑦违约一方在经济赔偿的同时应当向另一方公开致歉。

四、合同权利义务的转移

合同履行过程中,可能由于各种原因一方主体变更;为确保合同变更后的当事人继续履行保密协议的义务,保密协议应对合同权利义务转移的情形进行约定:

1.未经另一方的书面同意,一方不得转让其在本协议下的权利

和义务。

2.如一方发生合并、分立、改制、被收购等而使经济实体发生变更

的,则变更后仍应承担本协议项下的保密义务。发生公司分立的,分立后存在的所有实体均应承担保密义务。

3. 如果一方发生上一节的情况,应及时书面通知另一方。接受通知一方有权要求承继权利义务的新的主体补签保密协议。

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