商业秘密保密的方法有哪些

商业秘密是对企业的发展十分重要,它是影响企业的竞争力的重要因素。所以,公司一定要保护好本公司的商业秘密不被别人窃取。商业秘密一旦被泄漏出去,就将会给企业带来重大的损失。下面,就由YesXun商业秘密小编为大家带来商业秘密的保密方法都有哪些。希望能够帮助到您。

一、传真机保密方法

1.企业高级管理人配
备专用传真机。
因为,高级管理人员一般会有单独办公房间,而其他不相关人员不能随意进入其房间,这样,对方在传真时,企业高级管理人员就可以直接收到传
真,不需要经过其他中间环节。有时,高级管理人员会让秘书收发传真,但是,对于企业核心商业秘密的文件,我们认为企业高级人员宜直接收发,减少信息传播的不必要环节。

2.等候收发传真。许多公司职员直接将传真内容传给对方,也不事先通知对
方,事后也不确认。即使自己公司的高级管理人员配备了专用传真机,但是,对方很可能是将传真机放在企业公用部位的,如果未经通知直接发传真,那么,该传真
件内容很有可能会被对方公司不相关的人员知悉,因此,对于载有企业秘密信息的传真件,应与对方负责人事先联系,要求其亲自或安排人员等候传真件输出。若对
方要向自己公司传真的,应事先要求对方,在传真前进行传真确认,让自己公司安排人员等候输出。在输出完毕后,应与对方确认页数及内容,避免对方因传真机意
外中断而误以为传真完毕,之后继续传真而无人等候输出。传真机有时也会发生卡纸之类的情况,此时,一定要将传真的坏页也一起带走,因为坏页上也可能有部分
传真件内容,不能遗弃。

3.安排行政人员收取传真。若企业采用将传真机集中置于公共地方的,为防
止传真件内容被来往经过的其他不相关人员知悉或其他来收发传真的人员知悉,企业应将传真机放置于近靠行政人员的地方,并要求行政人员如有传真件传过来,应
立即收取好传真并交给传真件收件人,这样可以最大限度地减少传真件中间不必要环节。

4.传真时不可离开。有时传真人员因工作很忙,看到传真页数很多而传真速
度又很慢,所以,在启动传真后就直接去忙自己的工作了,估计差不多快传完了再过来;有的人在下班时启动传真,因不愿在传真机旁等候传真完毕就下班了,第二
天上班时把传真件拿走。由于传真中间,传真人员不在现场,已传的传真件会散乱在桌面上,其他不相关人员经过或来收发传真会无意中看到传真件的内容,导致泄
密,而且此时很难知道泄密事实的发生。因此,即使传真件内容比较多,传真人员也不可中途离开,以免发生泄密事件。

5.对于企业重要秘密文件可以采用亲手交付。通过传真件传真载有企业秘密的文件,但仍有泄密的可能,如今科技已高度发达,传真过程中也有可能其传真内容被第三方恶意窃取,因此,企业对一些重要文件,不通过传真形式,而采用亲手交付,可以更好地确保企业秘密信息的万无一失。

二、打印机保密方法

1.配备专用打印机。对掌握企业商业秘密的人员特别是企业高级管理人员,配备专用打印机,可以避免打印文件内容被他人知悉。由于信息一旦被不相关人员知悉,就不像电脑删除文件一样简单了,很可能这一信息就会成为要挟公司的砝码或竞争对手的有利武器。

2.若企业给掌握商业秘密的所有人员全部配备打印机有困难,可以将这些掌
握商业秘密的人员的打印机与普通员工的打印机分开,并放置于单独房间。
这样可以尽可能的减少不相关人员接触到商业秘密。同时,如果在该房间内配备摄像头,
那么,即使商业秘密被不相关人员知悉,也容易查出,这样,对误知悉企业商业秘密人员有警示作用。

3.若使用公用打印机,先查看公用打印机边是否有不相关人员,若没有,在
开始打印后,应立即亲自到打印机旁等候。
若有多份文件,多次点击打印会有一定等候时间,宜分别打印。若不愿亲自去等候打印输出,也可以让身边亲近的人替你
去等候输出,并告知其保密。对于一些不是很急的文件,也可以选择在中午休息时间或其他人尚未上班或已下班后打印。

4.有时,打印机会因缺纸而无法正常输出或出现故障,打印人员对这一情况
不可置之不顾,应查明原因,确保不使载有商业秘密的文件失控。
因为要是打印人员忽略了这一细节,在重新添加纸张或修复后,文件很可能被输出,这时,泄密的
危险很高。有些打印人员因文件修改而多次打印,千万要将废弃的打印文件一并收回,不可遗留在打印室或随意抛弃。

5.对废弃的打印纸不要重复利用。许多企业为了节约,往往使用打印过的纸
的背面重复打印,并且有的企业的高层带头使用打印纸背面进行重复打印,企业员工也往往以节约用纸为荣。节约固然是一种好习惯,但节约不当,会给企业造成重
大损失。各部门的打印件可能包括客户信息,业务往来信息,财务信息,技术合同信息及其他各式各样的秘密信息,这些都是公司重要的秘密,让不相关的人员知悉
会增加泄密的风险。因此,企业应明确规定并要求员工不得用企业废纸重复打印。

综上,就是小编为大家整理出来的关于商业秘密的保护方法,一是传真机保密方法,另一个是打印机保密方法,它们具体的操作方式请参照上文中的指示。希望能够对您有所帮助。如果您还有法律方面其他的问题,可以直接来电咨询YesXun商业秘密的专业律师。

延伸阅读:

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企业商业秘密保护制度

商业秘密的构成要件是什么

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