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如何与员工签署合法有效的保密协议?

一旦入职公司,大部分员工都会接触公司的各种技术秘密商业秘密,因此,保密协议是公司招聘员工时通常会要求签署的协议之一。要求员工签署保密协议,本身是限制其权利和自由的行为,一旦处理不好,也会容易产生法律纠纷,或者导致没有达到保护公司商业秘密的目的,甚至导致公司造成重大经济损失。现实生活中,会经常出现类似案例,比如: 某公司的一名技术骨干后来被竞争对手公司挖走,其将某公司正在研发产品的技术资料泄露给了对手公司,以致该产品被竞争对手抢先研发上市,此行为给某公司造成了重大的经济损失。因此,对于公司来说,如何和员工签署合法有效的保密协议,就成为解决此类问题的关键。具体来说,公司与员工签署保密协议需要处理好以下主要问题:

一、保密协议的主体范围尽可能扩大

尽管不是所有的公司员工都会接触商业或技术秘密,但在公司经营过程中,商业秘密或技术秘密会被无意中听到、接触到或者通过别的方式盗取。因此,尽可能扩大保密协议的主体范围,是有效保护商业机密的有力措施之一。具体来说,下列主体应当列为保密协议的主体:

一是,董事、高管、核心技术人员等公司核心管理层和员工。无论是否懂技术,都会在参与决策过程中接触到保密协议,因此,上述人员应当成为保密协议重点规制的范围。

二是,一般技术支持人员和关键岗位的技术工人。他们虽然不是公司核心人员,但是和客户交流过程中或者亲自参与的项目中都有可能接触到企业的核心技术,因此,也有必要与他们签订保密协议。

三是,市场销售人员。他们尽管对技术方面不是很专业,但为了销售宣传,都会接触到公司的技术秘密,也会有公司的客户名单,这些都是公司核心的无形资产,因此,企业必须与这些员工签订保密协议。

四是,财务人员、人力等内勤部门员工。他们往往知道公司核心的财务数据、员工信息,客户等资料,这些都是员工核心的商业秘密,因此,企业必须与这些员工签订专门的保密协议。

除上述四类人员之外,如果公司担心其他员工有接触或者泄露商业秘密的可能性,如果不需要签署专门的保密协议,可以在劳动合同中约定保密条款。

二、保密协议的范围需要具体明确且具有预期性

约定具体明确的保密范围是公司保护自己商业秘密和技术秘密不受侵犯的有力措施之一。但现实中,公司无论是在劳动合同中还是在专门的保密协议中与员工约定的保密范围往往比较宽泛,员工也很少能清楚的了解自己的保密边界,从而导致员工对保密义务的忽略。对公司来说,可以从以下几个方面来明确保密范围:

一是、保密范围应当适合自己公司的业务性质,与公司的核心优势相对应。对于商业类企业和技术类企业,保密的客体要求肯定不会一致,所以,在约定具体的保密范围时,首先应当清楚了解公司的核心优势,是商业优势还是技术优势,这样有利于更好的约定保密的细节。比如,如果公司的核心竞争优势是创意策划,那么保密协议的重点应当放在如何保护公司创意策划不会泄露等内容上。

二是,保密范围应当与时俱进。同一企业的不同时期,所持的商业秘密是不一样的,面临的商业秘密泄露风险程度也是不一样的。因而,企业在不同阶段的保密范围、内容也有所变化,因此,公司应当根据目前所处的阶段,并合理预期未来公司发展,合理预期并详细约定保密范围。比如,公司目前只是销售为主的企业,但是未来的战略重点是转型为技术密集型企业,那么对于未来可能涉及的相关技术秘密的细节应当详细约定并予以保密。

三是,保密范围应当根据员工岗位性质等不同进行个性化规制。公司不同岗位的员工,往往接触的公司商业秘密或者技术秘密也各有不同。比如说,销售部门、内勤部门等接触的技术秘密比较少,但接触的商业秘密比如客户名单等比较多,因此对于这一类员工,在保密协议中应当具体约定客户名单如何保密,未来离职后公司的核心客户如何不被员工窃取等等。

三、保密协议应当明确约定保密期限

法律实践中,因为保密协议产生法律争议的发生时间往往是员工离职后,因此,如何在保密协议中约定明确的保密期限是需要密切关注的。虽然按照法律的规定不得侵犯公司商业秘密的义务不因《劳动合同》的解除、终止而免除,但由于商业秘密存在过期、被公开或被淘汰的情况,因此最好还是约定保密义务的起止时间,以免引起法律纠纷。此外,如果约定不合理的保密期限,则大大限制了员工未来择业自由等,可能被法院认定为不公平合理。因此,公司不论青红皂白,直接规定无限期限的做法反而不利于保护公司的商业秘密。

四、明确约定是否需要额外支付保密补偿

一般来说,员工在职期间当然有保密义务,无需单独补偿。但是,公司往往会为一些特殊岗位或者特殊个人支付保密补偿。一旦涉及到这种情形,保密补偿一定要单独支付给员工,而不能和个人工资混在一起发放。当然,支付保密补偿更多的是在员工离职之后,如果公司需要按照约定支付保密费用或者竞业限制补偿金,应当按照约定的数额、时间和方式支付,否则对方很可能最终不承担保密义务,导致保密目的无法实现。

五、明确约定违约责任和法律责任

很多公司保密协议中没有明确违约责任和法律责任,导致保密协议没有显著的惩戒作用。违约责任方面,通常可以约定一定金额或者比例的违约金,如果违约金无法覆盖损失,可以要求按照实际损失和可预期的损失要求赔偿。当然,根据合同法的规定,违约金数额不能约定的过高,否则可能被认定为显示公平。

除了违约金责任外,保密协议可以在合同中约定法律责任条款以警示员工。比如,违反保密协议侵犯他人商业秘密性质严重的,可以构成刑事犯罪。按照《刑法》第219条的规定,侵犯商业秘密给权利人(企业)造成重大损失的,处3年以下有期徒刑,并处罚金和单处罚金,造成特别严重后果的,处3年以上7年以下有期徒刑并处罚金。在追究侵权人的刑事责任,用人单位还可同时根据《中华人民共和国刑事诉讼法》第7章的规定,提起附带民事诉讼,要求侵权人承担民事赔偿责任,等等。

六、总结与建议

在现实操作中,在员工入职时,人力资源等部门往往会给一份公司通用的保密协议模板要求入职员工签字就完事,导致未来公司与员工因为保密协议产生法律争议,甚至因为员工损害公司的技术秘密或者商业秘密,导致公司经济利益被严重损害甚至破产清算。因此,无论作为人力部门还是作为公司老板,尤其是技术类企业或者依靠某一技术秘密经营的企业,应当特别重视公司保密协议的签署和执行,同时通过技术或岗位管理等手段尽可能隔离技术或商业秘密秘密泄露的渠道和可能性,从而保护自己公司的核心无形资产。

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