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企业如何将“客户名单”作为商业秘密保护?

曾几何时,客户名单只是一份简单罗列出客户名称与联系人的文档,而现如今的企业却早已知道要借助某些客户关系管理(CRM)工具来对这种名单进行深度挖掘与分析,从而得到更加宝贵的客户数据。这些数据对于维持住现有客户以及在未来获取到更多客户而言是非常重要的。因此,已经有越来越多的人将这种客户名单看成是一种宝贵的知识产权。本文将着重介绍一些涉及以商业秘密的形式为客户名单提供保护的案例,并为各家企业提供一些可用来保护其宝贵客户名单的建议。

通常,企业会投入大量的时间与资源来维持好手中的客户群体。曾几何时,客户名单只是一份简单罗列出客户名称与联系人的文档,而现如今的企业却早已知道要借助某些客户关系管理(CRM)工具来对这种名单进行深度挖掘与分析,从而得到更加宝贵的客户数据,例如客户的联系信息、个人信息、产品信息、营销资料、社交媒体信息、购买记录以及购买偏好等。这些数据对于维持住现有客户以及在未来获取到更多客户而言是非常重要的。因此,已经有越来越多的人将这种客户名单看成是一种宝贵的知识产权。特别是,一旦这种知识产权落入到那些别有用心之人的手中,那么企业将会面临极大的风险。正是看到这一点,本文将着重介绍一些涉及以商业秘密的形式为客户名单提供保护的案例,并为各家企业提供一些可用来保护其宝贵客户名单的建议。

众所周知,各种类型的知识产权都可以在美国得到保护。然而,与专利、版权和商标不同的是,商业秘密是唯一一个不需要披露自身信息就可以获得保护的知识产权。由于客户名单只有在处于机密状态时才具有价值,因此以商业秘密的形式为其提供保护才是最适合的方式。

其实,无论是美国的联邦政府还是州政府,都出台了诸多用于保护商业秘密的法律。这些法律中的某些条款存在着相似之处,而本文则更加关注联邦政府所出台的法律。具体来讲,于2016年生效的《保护商业秘密法案(DTSA)》首次为人们在联邦政府就商业秘密纠纷提起诉讼提供了法理依据。根据DTSA的定义,商业秘密涵盖所有类型的“金融、商业、科学、技术以及工程信息”。为了保护好自己的权利,商业秘密的所有人必须要证明下列内容:其已经采取了合理的措施来保守秘密;这些信息正是因为公众对其一无所知也无法合理推测出来才具有独立的经济价值。

根据联邦法律的规定,客户名单是否可视同商业秘密?

实际上,自DTSA正式对外公布后,美国的法院一直在忙着跟民众解释到底哪些类型的信息可以构成商业秘密。然而,直至今日,对于客户名单是否属于商业秘密这个问题,各家法院看起来仍然未能达成一致的意见。例如,美国第九联邦巡回上诉法院曾经表示客户名单是可以作为商业秘密来获得保护的,因为这些名单会“被其他的竞争对手用来开展销售工作,并以此来接触到那些已经与商业秘密持有人开展过合作的客户群体”。而另一些法院则认为客户名单、定价信息、长期的销售策略以及客户的购买习惯并不一定会构成商业秘密。

那么,企业究竟可以采取哪些措施来提高自家客户名单被视同商业秘密并获得保护的可能性呢?针对这一问题,本文将基于美国联邦法院的具体判例来提供一些建议,从而为那些想提前采取某些预防措施的企业提供帮助。

保证以书面的形式来保存客户名单

对于那些难以被证明是否真的存在的信息,法院很难将其视为某种商业秘密。如果客户名单并不是以某种实际存在的形式而保存的,那么盗用该名单的人士完全可以为自己的行为进行辩解,例如他只是凭借以前工作中的记忆编制出了这个名单,而非直接盗用。

要利用某些技术手段来保护客户名单,并对员工的访问权限作出规定

除了必须要以书面的形式来保管好客户名单,这种商业秘密的所有人还需要证明自己已经采取了合理的预防措施来保守这些名单的机密性。实际上,美国的很多法院都要求商业秘密所有人应该提供双层保护机制,即提供密码保护以及签署相关的保密协议。同时,企业还应该确保在员工离职或者辞职后立刻删除掉这名员工的访问凭证,并在离职谈话中向该员工重申保护商业秘密的重要性。

此外,企业自己是否能够充分落实这些商业秘密保护策略也很重要。例如,如果有些员工压根就没有收到过或者签署任何的保密协议,或者企业自身就没有落实一些内部规章制度的话,那么法院很难将相关的信息看成是一种商业秘密。

对有权访问客户名单的员工人数作出限制

显然,从法院的角度来看,一份公司全体员工都能随意看到的客户名单是无法作为商业秘密来获得保护的。换句话来讲,企业应该按照实际需求来设定客户名单的访问权限,即只有需要上述信息来履行工作职责的员工才能有权看到这个名单。

确保客户名单不只包含普通的客户身份信息

从法院的表态来看,如果企业想以商业秘密的形式来为自己的客户名单提供保护,那么这份名单不能只包含客户的身份信息。举例来讲,如果客户名单含有某些未经公开的联系信息的话,那么法院将这份名单看成是商业秘密的概率将会大幅提升。此外,如果客户名单中同时还包含销售记录、客户需求与偏好、定价准则以及历史购买信息等机密信息的话,那么其作为商业秘密而获得保护的可能性会更高。

确保要及时更新客户名单

一般来讲,如果法院发现企业并未及时更新客户名单,那么这份名单很难会被看成是一种商业秘密,因为从法律的角度来看,这种过时的信息是不具备独立的经济价值的。

不要对外公开客户名单中的信息

虽然这件事看起来很容易,但实际上企业在开展营销工作时很容易忽视掉这个规定。例如,各家公司在开发新的业务时很容易想到拿一些具有代表性的客户进行对外展示。因此,作为一项基本原则,企业绝不应该对外公开任何此类机密信息。

企业要详细记录下自己在创建客户名单时所投入的时间与资源

如果企业能够证明自己在编制客户名单时投入了大量时间与资源的话,那么法院将这份名单看成是商业秘密的几率将会大大提升。不过,在这里需要指出的是,如果某份客户名单只是将那些易于公众查找的信息进行了汇编的话,那么即使企业在创建该名单时已经花上了数百个小时,这些信息仍无法作为商业秘密来获得保护。

来源:中国保护知识产权网

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